Informationen zur Identitätsprüfung nach dem Geldwäschegesetz

für Kunden der Geschäftsadresse bei Primus Finanzdienst GmbH, Primus Coworking Hennef

Warum wir Sie identifizieren müssen

Wer für eine juristische Person, eine Personengesellschaft oder eine vergleichbare Rechtsgestaltung einen Sitz, eine Geschäfts-, Verwaltungs- oder Postadresse bereitstellt, ist nach dem Geldwäschegesetz (GwG) zu besonderer Sorgfalt verpflichtet (§ 2 Abs. 1 Nr. 13 Buchst. c GwG). Geschäftsadressen werden sonst leicht genutzt, um zu verschleiern, wer tatsächlich hinter einem Unternehmen steht. Deshalb müssen wir vor Beginn der Geschäftsbeziehung wissen, mit wem wir den Vertrag schließen (§ 10 Abs. 1, § 11 Abs. 1 GwG).

Diese Pflicht ist gesetzlich vorgeschrieben. Sie richtet sich nicht gegen Sie persönlich und gilt für alle Kunden gleichermaßen. Wir verlangen die Prüfung auch von Einzelunternehmern und Privatpersonen, die eine Geschäftsadresse nutzen möchten, um einen Missbrauch der Adresse auszuschließen.

Was wir prüfen

1. Ihre Identität

Bei natürlichen Personen erheben wir (§ 11 Abs. 4 Nr. 1 GwG):

• Vor- und Nachname
• Geburtsort und Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Wohnanschrift

Die Angaben überprüfen wir anhand eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises, z. B. Personalausweis oder Reisepass (§ 12 Abs. 1 GwG). Dazu laden Sie im Portal Bilder der Vorder- und Rückseite hoch. Wir sind berechtigt und verpflichtet, eine vollständige Kopie des Ausweises anzufertigen und Art, Nummer und ausstellende Behörde des Ausweises festzuhalten (§ 8 Abs. 2 GwG). Wir können zusätzlich einen Abgleich per Videogespräch oder die Vorlage des Originals vor Ort verlangen.

Handelt jemand für Sie (z. B. ein Geschäftsführer oder Bevollmächtigter), identifizieren wir auch diese Person und prüfen ihre Vertretungsberechtigung (§ 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG).

2. Ihr Unternehmen

Bei Gesellschaften erheben wir (§ 11 Abs. 4 Nr. 2 GwG):

• Firma, Name oder Bezeichnung
• Rechtsform
• Registernummer, falls vorhanden
• Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung
• Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter

Dazu benötigen wir einen aktuellen Auszug aus dem Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- oder einem vergleichbaren Register oder, wenn es keinen gibt, die Gründungsdokumente (§ 12 Abs. 2 GwG). Befindet sich die Gesellschaft noch in Gründung, sprechen Sie uns bitte an.

3. Wirtschaftlich Berechtigte

Wirtschaftlich Berechtigte sind die natürlichen Personen, die Ihr Unternehmen letztlich besitzen oder kontrollieren, insbesondere wer unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Anteile oder Stimmrechte hält oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (§ 3 GwG). Gibt es eine solche Person nicht, gilt der gesetzliche Vertreter als fiktiver wirtschaftlich Berechtigter.

• Wir erheben mindestens Vor- und Nachnamen, in der Regel auch Geburtsdatum und Wohnort, sowie die Eigentums- und Kontrollstruktur (§ 10 Abs. 1 Nr. 2, § 11 Abs. 5 GwG). Diese Angaben machen Sie selbst; ein Abruf aus dem Transparenzregister allein genügt dafür nicht.
• Für Gesellschaften, die im Transparenzregister eintragungspflichtig sind, holen wir einen Auszug aus dem Transparenzregister ein bzw. verlangen den Nachweis der Eintragung (§ 12 Abs. 3 GwG). Weichen Ihre Angaben vom Register ab, klären wir das mit Ihnen; wir können gesetzlich verpflichtet sein, eine Unstimmigkeit an das Transparenzregister zu melden.

4. Politisch exponierte Personen

Wir fragen, ob Sie, ein Vertreter oder ein wirtschaftlich Berechtigter eine politisch exponierte Person (z. B. Regierungsmitglied, Abgeordneter, hoher Richter, Botschafter, leitende Funktion in einer staatlichen Stelle oder internationalen Organisation) oder ein Familienmitglied oder eine bekanntermaßen nahestehende Person einer solchen Person ist oder in den letzten zwölf Monaten war (§ 1 Abs. 12 bis 14, § 10 Abs. 1 Nr. 4 GwG). Trifft das zu, gelten verstärkte Sorgfaltspflichten (§ 15 GwG): Die Geschäftsbeziehung muss dann von unserer Geschäftsleitung genehmigt werden, und wir fragen nach der Herkunft der eingesetzten Vermögenswerte.

5. Zweck der Geschäftsbeziehung

Wir fragen kurz, wofür Sie die Adresse nutzen möchten (z. B. Sitz der Gesellschaft, Zustellanschrift, Impressum) und welche Tätigkeit Ihr Unternehmen ausübt (§ 10 Abs. 1 Nr. 3 GwG).

Ihre Mitwirkungspflicht

Sie sind gesetzlich verpflichtet, uns die erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und uns Änderungen während der Vertragslaufzeit unverzüglich mitzuteilen, etwa einen Wechsel der Geschäftsführung, der Gesellschafter oder Ihrer Anschrift (§ 11 Abs. 6 GwG). Sie müssen auch angeben, ob Sie für einen wirtschaftlich Berechtigten handeln, und dessen Identität nachweisen.

Was passiert, wenn die Prüfung nicht abgeschlossen werden kann

Können wir die Pflichten nicht erfüllen, etwa weil Unterlagen fehlen oder Angaben nicht stimmen, dürfen wir die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen und müssen sie beenden (§ 10 Abs. 9 GwG). In diesem Fall:

• geben wir die Adresse nicht frei bzw. widerrufen die Freigabe,
• dürfen Sie die Adresse nicht verwenden, insbesondere nicht im Impressum, auf Geschäftspapieren oder in Registern,
• kündigen wir den Vertrag und erstatten Ihnen bereits gezahlte Entgelte für nicht erbrachte Zeiträume.

Erst nach der Freigabe im Portal dürfen Sie die Adresse nutzen.

Wie lange wir die Unterlagen aufbewahren

Die Angaben, die Ausweiskopie und unsere Prüfvermerke bewahren wir fünf Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet. Spätestens nach zehn Jahren werden sie vernichtet (§ 8 Abs. 4 GwG). Eine vorzeitige Löschung ist gesetzlich nicht zulässig.

Wiederholte Prüfungen

Wir sind verpflichtet, die Geschäftsbeziehung laufend zu überwachen und die Angaben in angemessenen zeitlichen Abständen zu aktualisieren (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG). Wir bitten Sie daher von Zeit zu Zeit, Ihre Angaben im Portal zu bestätigen oder neue Unterlagen hochzuladen, insbesondere wenn Ihr Ausweis abläuft oder sich Ihr Unternehmen verändert.

Datenschutz

Die Daten verarbeiten wir ausschließlich zur Erfüllung unserer Pflichten nach dem Geldwäschegesetz (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 11a GwG). Die Angaben im Ausweis werden mit einer Software ohne künstliche Intelligenz ausgelesen; die Prüfung nimmt ein Mitarbeiter vor. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Fragen beantworten wir gern: info@finanzprimus.de, 02242 909 340.